广东 | 构建“一项一档”电子交易档案管理模式

时间： 2023-10-09 10:13 |来源：

近日，广东省发展和改革委员会等9部门联合印发《广东省工程建设项目招标投标电子交易档案管理办法》（以下简称《办法》），按照统一标准、安全利用的原则，从文件格式与归档范围、档案利用与销毁等方面对电子交易档案实行“一项一档”管理。　　《办法》所称招标投标电子交易档案是指电子招标投标交易活动中形成的，具有凭证、查考和保存价值并应归档保存的一组有联系的电子文件，包括电子文件及其元数据等相关过程信息的集合以及纸质文件扫描形成的符合信息技术安全要求和归档格式要求的数字副本。广东省行政区域内各级公共资源交易中心（招标投标电子交易系统运行机构）对工程建设项目招标投标电子交易活动中形成的电子文件进行归档与电子交易档案管理，适用本办法。

文件格式与归档范围

一是归档的电子文件采用《电子文件归档与电子档案管理规范》所规定的通用格式存储；二是招标投标交易活动中形成的数据电文需要电子签名的，按照《电子签名法》和招标文件的要求进行电子签名并保存；三是招标投标交易活动中所形成的电子文件及其元数据资料或扫描形成的电子文件，均应纳入电子交易档案归档范围。四是在招标投标电子交易活动结束后30日内发起电子文件归档操作，按照电子文档分类体系及形成时间、交易流程环节等进行整理组成文件存档信息包。　　《办法》明确，可以通过电子交易系统等互联共享获取的电子文件，可由系统共享获取并归档，不能自动获取和共享获取，但属于电子交易档案归档范围的纸质文件资料，除按照招标投标有关法律法规和国家相关规定需要电子签名的以外，其他文件资料可形成电子文件，于中标通知书发出后的15个工作日内，提交至项目进场交易的招标投标电子交易平台进行归档，并对扫描上传的电子文件的真实性、完整性负责。招标人与中标主体签订的合同电子文件需自中标通知书发出之日起30个工作日内完成补充归档。

档案利用与销毁

一是各级公共资源交易中心采用在线提供利用时应遵守国家有关信息安全的相关规定，并通过有效技术手段防止利用过程中电子交易档案被非法篡改；二是各级公共资源交易中心按照本办法管理的工程建设项目招标投标电子交易档案超过保管期限需要进行销毁处理的，应按以下要求进行：电子交易档案的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准；在履行销毁审批手续后，非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件，应采取一定技术措施进行信息清除工作。

据悉，《办法》自2023年10月16日起施行，有效期5年。

来源：中国招标

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